Kodelås til hotel: sådan virker nøglefri check-in

Mange hoteller kender de samme udfordringer. Gæster ankommer sent, og receptionen skal være bemandet for at udlevere nøgler. Nøglekort bliver tabt, og koder bliver ikke altid slettet efter udtjekning. Samtidig skal personale, rengøring og leverandører ind, uden at nogen har overblik over, hvem der har hvilken nøgle.

En kodelås løser det ved at flytte nøglen ind i bookingen. Gæsten får sin kode før ankomst og går direkte ind, også når receptionen er lukket. Personalet bruger tiden på gæsterne frem for på nøgler.

Reservationen lander i jeres bookingsystem og synkroniseres automatisk til WeAccess. WeAccess opretter en unik kode, der kun virker på gæstens værelse og de fællesdøre, I har valgt, og kun i opholdets periode. Koden lægges på låsene via gatewayen.

Gæsten får koden på SMS eller e-mail på ankomstdagen, på sit eget sprog og med jeres egne ankomstinstruktioner. Ved udtjekning udløber koden af sig selv. Der er ingen nøgler at samle ind, og hver oplåsning logges, så I kan se, hvem der har været hvor.

Nøglefri check-in virker bedst, når ingen skal taste koder i hånden. WeAccess er integreret med Sirvoy, Beds24, CampingCare og Spectra. Mews og VisBook er på vej. Bookinger fra Booking.com, Airbnb, Expedia og Hotels.com kommer med via jeres PMS.

Sirvoy er vores mest brugte integration. Her sendes nye og ændrede bookinger til WeAccess i realtid, og bookinger med flere værelser og opdelte ophold håndteres. Med Beds24 hentes værelses- og enhedsnavne automatisk, og hvert fysisk værelse kobles til sin lås. Med Spectra skrives koden tilbage på reservationen, så personalet kan se den.

Gæsteplatforme og bookingsystemer kan også kobles på via WeAccess' partner-API, fx DigitalGuest. Bruger I et andet system, så spørg. Vi bygger løbende nye integrationer.

I ferieudlejning er nøgleoverdragelsen ofte det største besvær. Nøgler ligger i bokse eller hos naboen, gæster ankommer tidligt eller sent, og der skal gøres rent mellem hvert ophold, ofte på mange adresser.

Med en kodelås oprettes og sendes gæstekoden automatisk fra jeres booking- eller channel manager-system. Koden virker fra indtjekning og udløber af sig selv ved udtjekning. Lejer I ud via Airbnb, kommer bookingen med gennem jeres PMS. Fra telefonen kan I låse op, skifte kode eller se loggen.

Gæsterne er kun en del af det. Rengøring, håndværkere og medarbejdere kan få personlige koder eller kort med de døre og tidsrum, I selv bestemmer. I deler ikke nøgler eller masterkort, og hver oplåsning logges automatisk.

Med zoner giver I adgang til grupper af døre efter rolle eller område, fx Rengøring. I stedet for nøglelister vælger I en zone, og personen får adgang til alle dørene i den. Adgangen kan fjernes igen med ét klik.

Koden er det mest oplagte for gæsterne, men det er ikke den eneste måde at låse op. WeAccess ONE kan åbnes med kode, RFID-kort, fingeraftryk eller app. Det giver mening for personale, der hellere vil bruge et kort end huske en kode.

Mister nogen et kort eller en telefon, sletter I adgangen i dashboardet. Ingen låse skal skiftes, og ingen nøgler skal kopieres. Ændringen når låsen via gatewayen.

Koderne ligger lokalt i selve låsen. Falder internettet eller gatewayen ud, kommer gæster med en gyldig kode stadig ind. Nye koder og fjernoplåsning kræver forbindelse og sendes, så snart den er tilbage.

Batteriet i WeAccess ONE holder i 12-24 måneder. Låsen og dashboardet advarer i god tid, og skulle batteriet løbe tør, åbnes døren med nødstrøm via USB-C eller mekanisk nøgle.

I de fleste tilfælde kan I beholde jeres døre. Valget af lås afhænger af døren. Alle tre enheder styres fra samme dashboard med samme koder, zoner og log, så gæsten kun skal huske én kode fra hoveddøren til værelset.

WeAccess bruges i dag af hoteller i Danmark og Sverige, fra kroer og B&B'er til hostels og byhoteller. Over 100 kunder har tilsammen 8.200+ låse og kodepaneler i drift. Vi rådgiver, monterer og sætter systemet op sammen med jer, så driften kører videre under installationen.